残業申請の理由や書き方

労働基準法では、週40時間労働(1日8時間×5営業日)が原則です。
また、一般的な企業の就業規則では、基本労働時間が8時間(別途休憩1時間有)となっているケースが多いため、労働基準法に従えば残業をすることができません。
そこで、残業申請が必要になってくるわけですが、残業せざるを得ない理由付けと適した書き方をご紹介します。
1、理由
『なぜその日に残業しなければならないのか』の一言につきます。
ただ、そのほとんどは、仕事の締め切り日が近いことが主たる原因です。
注意していただきたいことは、締め切りが明日までなので…という理由はおすすめできないということです。
急に案件が手元に舞い込んでくることは有り得ますが、そうでない限りは「なぜもっと余裕をもってできなかったのか」と業務管理・PDCA能力を疑われてしまうからです。仕事ができないやつというレッテルを貼られることは避けましょう。
2、書き方
どのような相手に対する、どのような業務内容で、どうしてその日にやらなければいけないのか、という3点を簡潔にまとめましょう。
ただ、日頃から上司とのコミュニケーションを密にしておけば、「あの案件か」とすぐに察してもらえるので、別途詳細に説明する手間が省けます。

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